家里有台老式打印机，偶尔要扫个身份证、合同或者孩子的画作留档，但每次打开扫描软件都一脸懵？别急，其实电脑上的扫描工具没你想的那么复杂，用好了还能省下不少事。
系统自带的扫描功能，够用吗？
Windows 自带“扫描”应用，点开开始菜单搜“扫描”就能找到。插上支持扫描的设备后，它能自动识别，点一下就能开始扫。适合只扫一两页文档、不想装额外软件的人。不过它处理不了批量扫描，也不能直接转文字，功能比较基础。
办公族更爱用的扫描工具：Adobe Scan 和 OneNote
如果你经常处理合同、发票或会议资料，可以试试 Adobe Scan。它虽然是手机端起家，但同步到电脑后，PDF 文件会自动归档到云端。它最实用的一点是能自动识别文档边缘，哪怕拍歪了也能校正，还能把扫描件里的文字提取出来搜索。
OneNote 也藏着一个好用的扫描功能。右键点击页面 → “从扫描仪插入”，扫进去的内容可以直接贴在笔记里，后期查找方便。比如你把租房合同扫进某条笔记，半年后再想找，搜“房租”就能定位到。
需要批量处理？试试 NAPS2
财务人员或者行政经常要扫一堆纸质材料，这时候就得上专业工具。NAPS2（Not Another PDF Scanner 2）是免费开源的，支持多页连续扫描，还能自动去黑边、调整亮度。
安装后第一次打开，它会自动检测你的扫描仪型号。设置好输出格式为 PDF 后，扫完十几页文件会自动合成一个文档，还能加密码保护。比如你要把员工档案电子化，这个流程就特别顺手。
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<configuration>
<appSettings>
<add key="ScanSource" value="Automatic Document Feeder" />
<add key="OutputFormat" value="PDF" />
</appSettings>
</configuration>扫描出来的文件太大怎么办？
默认设置下，扫描分辨率常设为 300dpi，清晰是清晰，但一张 A4 扫出来可能有 5MB。如果只是存档查看，完全可以调低到 150dpi，文件体积直接减半。
像福昕PDF编辑器这类工具，还带“压缩扫描件”功能。打开文件 → 工具 → 优化 → 减小文件大小，一键就能压到适合邮件发送的尺寸。
安全提醒：别乱传敏感文件到在线扫描工具
有些网页版扫描工具号称“上传图片秒变PDF”，听着方便，但身份证、工资单这类敏感信息一旦上传，就可能被留存甚至滥用。建议涉及隐私的扫描，一律用本地软件处理，不经过网络传输。
电脑扫描工具不是越贵越好，关键是匹配使用场景。偶尔扫个文件，系统自带就够；经常办公，搭配 OneNote 或 Adobe Scan 更高效；大批量归档，NAPS2 这类专业工具才真能帮你省时间。