你有没有遇到过买了一台新打印机，打开包装后面对一堆零件和一本厚厚的手册，却完全不知道从哪下手？翻到第15页才找到‘如何连接Wi-Fi’，结果描述还像在解数学题。其实问题不在你，而在于很多产品文档编写得太不接地气。
别把用户当程序员
有些技术团队写文档时，默认用户看过源码、懂协议、能看懂术语缩写。比如写一句‘请确保设备处于DHCP模式’，普通用户根本不知道DHCP是啥。换成‘让路由器自动分配网络地址’就清楚多了。文档不是炫技场，目的是让人看懂并操作。
结构比文采更重要
好文档像一份清晰的菜谱。第一步准备食材，第二步开火，第三步下锅。产品文档也一样。安装、配置、使用、故障排查，分块写清楚。每部分用小标题分开，别堆成一片。
比如写一个软件安装指南：
<h2>开始安装</h2>
<p>双击下载好的 setup.exe 文件。</p>
<h3>选择安装路径</h3>
<p>点击“浏览”按钮，选一个你想放软件的文件夹，比如 D:\Tools。</p>
<h3>完成安装</h3>
<p>点击“下一步”，直到看到“安装完成”。然后重启电脑。</p>截图比文字更直接
有时候一句话说不清，一张图就能搞定。比如设置界面里的某个开关在哪，文字描述‘在高级选项卡中找到同步频率设置’，不如直接贴个带红圈标注的截图。现在屏幕录制工具多，动图甚至短视频也能嵌入帮助文档。
从真实场景出发
别只写功能列表。用户关心的是‘我能用它做什么’。比如写一个记账App的文档，与其罗列‘支持数据导出’，不如说‘每月月底，你可以导出Excel表格交给会计’。
再比如，有个用户反馈‘点了保存没反应’，其实是他没填金额字段。那就在文档里加一句：‘保存前请确认金额和日期都已填写，否则按钮会灰色不可点’。
持续更新才是常态
产品在变，文档也不能一成不变。每次版本更新，顺手看看文档有没有过时内容。比如旧版写‘通过菜单栏→帮助→检查更新’，新版改成自动弹窗提示了，文档不改，用户就会困惑。
可以建个简单的更新日志页面，像这样：
<ul>
<li><strong>v2.3 (2024-03)</strong>: 新增云同步功能，文档已补充登录设置说明</li>
<li><strong>v2.2 (2024-01)</strong>: 移除本地备份向导，改为自动后台备份</li>
</ul>产品文档不是一次性的任务，而是和产品一起成长的伙伴。写得好，能省下大量客服时间；写得差，再好的产品也会被埋没在‘不会用’三个字里。